Bli medlem

Norsk Filmforbunds personvernerklæring

Sist oppdatert februar 2024.

1. Generelt om Norsk filmforbund, personvernerklæringen og ansvar

Norsk Filmforbund (org.nr. 971 480 238) er en fagforening, interesseorganisasjon og en kollektiv forvaltningsorganisasjon. Opplysningene vi henter inn behandles i tråd med personopplysningsloven.

Norsk Filmforbund er ansvarlig for sikker oppbevaring og behandling av medlem- og personopplysninger. All informasjon behandles i samsvar med personopplysningsloven, og brukes til å yte medlemsservice og til å ta vare på våre medlemmers interesser. Norsk filmforbund er ikke ansvarlig for uriktige opplysninger i vårt medlemsregister som skyldes feil i meldinger fra medlemmet.

Forvaltningskontrakten med F©R har egne personvernbestemmelser.

2. Nødvendige personopplysninger som vi lagrer og registrerer fra våre medlemmer

For å kunne administrere medlemskapet ditt i Norsk filmforbund, registrerer og lagrer vi data som, men vi er ikke begrenset til:

  • Personalia: Navn, fødsels- og personnummer, eventuelt D-nummer.
  • Kontaktinformasjon: telefonnummer, e-postadresse, bostedsadresse/postadresse.
  • Arbeidsforhold: arbeidsgiver, arbeidsplasser, fagfunksjoner og lønn.
  • Kontingentinnbetalinger, kontonummer og kontobevegelser knyttet til dette.
  • Eventuelle tillitsverv i forbundet/plass i utvalg og komiteer.
  • Arbeidskontrakter og andre kontrakter.
  • Eventuelle opplysninger som fremkommer under rådgivning og juridisk bistand.
  • Kursdeltakelse i regi av Filmforbundet.
  • Kommunikasjon med Filmforbundet (les mer om dette under avsnittet kommunikasjon).
  • Medlemskap i andre foreninger og organisasjoner.
  • Bilder fra arrangementer i Norsk filmforbunds regi.
  • Utmelding.

3. Formålet med innhentingen av dine personopplysninger

For å kunne gjøre en best mulig jobb for våre medlemmer, trenger vi dine personopplysninger først og fremst for å kunne:

  • Identifisere deg som individ.
  • Vurdere din søknad og eventuelt innvilge medlemskap i Norsk filmforbund.
  • Benytte dine opplysninger i forbindelse med medlemskapet, herunder innkreve kontingent, rapportering av betalt kontingent til skattemyndighetene.
  • Sende deg relevant informasjon, gi deg tilgang til våre produkter og tjenester, gi god juridisk bistand og kontakte deg angående informasjon om ditt medlemskap.
  • Sikre relevante tall og bakgrunnsinformasjon i forhandlinger om overenskomster m.m. og forhandle på dine vegne overfor oppdrags- og arbeidsgivere, arbeidsgiverorganisasjoner og opphavsrettsorganisasjoner.
  • Utbetale royalties og vederlag (se forøvrig forvaltningskontrakt med F©R).
  • Utarbeide statistikker over medlemmenes arbeidssituasjon.
  • Føre riktig regnskap.
  • Honorere tillitsvalgte eller andre som utfører betalt prosjektarbeide for Filmforbundet.

4. Slik innhenter vi dine personopplysninger og lagrer informasjonen

Vi innhenter de fleste personopplysninger gjennom innmeldingsskjemaet, og du er selv ansvarlig for at opplysningene vi har om deg er korrekte. I tillegg innhenter vi opplysninger om kontingentinnbetalinger via vårt medlemsregister i Styreweb. I den grad det er behov for det, innhenter vi noen opplysninger fra dine arbeidsgivere, som for eksempel stabslister eller annen informasjon, alltid på lovlig og nødvendig grunnlag og i medlemmenes interesse.

Informasjon som Norsk filmforbund innhenter lagres i vårt datasystem og i fysiske mapper i vårt arkiv. Profilene/mappene baseres kun på informasjon som du frivillig gir oss, og på informasjon vedrørende oppdrag og ansettelsesforhold, som innhentes fra produksjonsselskaper og andre i henhold til forbundets vedtekter, tariffavtaler og inngåtte avtaler på dine vegne.

Medlemshenvendelser blir registrert i Google Groups, og utmeldinger og påmeldinger til kurs blir registrert via Google skjema. Medlemsopplysninger lagres (og slettes) på Google disk med kontrollerte tilganger.

En oversikt over personer (navn og e-postadresse) over de som har signert forvaltningskontrakt med F©R blir registrert i Adobe Sign.

5. Vår behandling av dine personopplysninger

Norsk filmforbund behandler dine opplysninger for å oppnå formålene beskrevet over, og for å kunne ivareta ditt medlemskap og tilby deg de fordelene og tjenestene som inngår i medlemskapet. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger i forbindelse med medlemskapet er avtalen om medlemskap mellom deg og oss. Regnskapsmessige data som oppstår i forbindelse med medlemskapet behandles på grunnlag av lovpålagte krav til regnskapsføring og rapportering til skattemyndighetene.

6. Hvor lenge lagres opplysningene?

Opplysningene lagres så lenge formålet med behandlingen av opplysningene gjør det nødvendig. Opplysninger som du har gitt til Norsk filmforbund i forbindelse med medlemskap slettes som hovedregel ved utmelding, eller dersom formålet med behandlingen av opplysningene ikke lenger er til stede. Opplysninger kan også slettes på oppfordring fra den registrerte ved å ta kontakt med Norsk filmforbund.

Noen opplysninger må lagres over flere år på grunn av lovpålagte krav til regnskapsføring. Noen opplysninger slettes ikke, slik som oversikt over navn på æresmedlemmer og innehavere av tillitsverv, grunnet historiske formål.

7. Kommunikasjon til og fra Norsk filmforbund

7.1 Filmforbundet bruker følgende kanaler for å kontakte deg

  • E-post: Gmail / Google Groups
  • Nyhetsbrev: Mailchimp.
  • SMS: Styreweb.
  • Telefon: Talkmore bedriftsnett.
  • Google skjema ved påmeldinger til kurs, ulike registreringer & utmelding.

7.2 Du kan henvende deg til Filmforbundet på følgende måter

  • E-post: Vi mottar de fleste medlemshenvendelser via e-post og bruker her Google Groups.
  • Telefon: Telefonnummeret, tidspunktet og samtalens varighet blir registrert i Talkmore bedriftsnett. All informasjon slettes automatisk etter 30 dager.
  • Facebook, Instagram, LinkedIn og Twitter: Henvendelser som kommer gjennom våre kanaler på sosiale medier blir besvart i samme kanal. Konfidensielle og personspesifikke spørsmål vil ikke bli besvart, disse må bli stilt via telefon eller e-post.

8. Hvem kan se dine personopplysninger

Alle ansatte på Filmforbundets hovedkontor kan se det som er registrert i vårt medlemsregister dersom de har behov for dette i sitt arbeid. Denne informasjonen blir behandlet konfidensielt og oppbevares deretter. Alle våre medarbeidere har taushetsplikt. Filmforbundets ledere i de ulike lokallag som medlemmet tilhører får også informasjon om personopplysninger som personalia, kontaktinformasjon og arbeidsforhold.

9. Om informasjonskapsler/cookies

Informasjonskapsler, også kalt cookies, er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din av nettstedet du besøker. Vi benytter oss av informasjonskapsler via Google Analytics til generell brukerstatistikk av våre nettsider, slik at vi bedre forstår hvordan hjemmesiden vår blir brukt og for å bedre brukeropplevelsen til våre besøkende. Når du besøker våre nettsider, anses du å samtykke til bruk av informasjonskapsler.

Ifølge Google brukervilkår blir ikke personlig identifiserbar informasjon sendt til Google Analytics. Brukere av vår hjemmeside er IP-anonymisert og statistikken kan derfor ikke spores tilbake til deg.

10. Utlevering av personopplysninger til tredjepart

Vi deler kun informasjon med leverandører og samarbeidspartnere som bistår oss med ulike digitale prosesser, eller som benytter seg av dine relevante personopplysninger for at du skal kunne bruke alle fordelene du har i ditt medlemskap. Disse leverandører og samarbeidspartnere driftes med høy sikkerhet og data som de behandler konfidensielt.

Norsk filmforbund kan utlevere personopplysninger (navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato) til tredjeparter, herunder aktører som står bak relevante spørreundersøkelser og kartlegginger (fra kulturfeltet eller fagbevegelsen) dersom Norsk filmforbund anser at formålet er i tråd med organisasjonens og medlemmenes interesser. Norsk filmforbund kan kun utlevere slikt materiale dersom det foreligger en skriftlig forsikring både om at undersøkelsesansvarlig følger personvernlovgivningen og at personopplysningene slettes når undersøkelsen er fullført. Medlemmer kan reservere seg mot utlevering av personopplysninger til dette formålet ved å kontakte behandlingsansvarlig (se punkt 16).

11. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandling i henhold til de avtalemessige eller eventuelle lovpålagte forpliktelser vi har.

12. Din reservasjonsrett

Du har mulighet for å reservere deg mot elektronisk kommunikasjon fra Norsk filmforbund. Vi forbeholder oss likevel retten til å kontakte deg via e-post/SMS/telefon ved en eventuell streik eller saker vedrørende ditt medlemskap.

13. Innsyn og sletting av personopplysninger

Du har rett til innsyn i hva vi har av personopplysninger om deg som medlem, til å korrigere eventuelle feil i disse opplysningene, og til å be oss om å slette opplysninger vi behandler om deg. Forespørsler om innsyn og sletting sendes til post@filmforbundet.no.

14. Endringer av personvernerklæringen

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere personvernerklæringen. Vi vil i så fall informere om endringene i de tjenestene som berøres via enten vår hjemmeside eller nyhetsbrev.

15. Klage

Dersom du mener at Norsk filmforbund ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningslovgivningen, har du rett til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

16. Kontaktperson angående personvernerklæringen

Behandlingsansvarlig for Norsk filmforbunds behandling av personopplysninger:

Bjørn-Wiggo Renø, daglig leder
Telefon: 911 36 614
E-post: bjorn-wiggo@filmforbundet.no
Postadresse: Norsk filmforbund, Filmens Hus, Dronningens gate 16, 0151 Oslo.